직장인에게 이메일(전자우편, email)은 회사 내·외 조직은 물론 고객과의 소통에서 가장 핵심적인 역할을 하지요. 물론 최근 메신저와 같은 소통 수단이나 워크플로우와 같은 협업툴을 통해 용이하게 업무 히스토리나 일정 등을 살펴 일을 하는 경향이 크지요. 하지만 역시 이메일로 주고받은 내용은 회사에서 소통의 가장 기본적인 도구로 자리 잡고 있어요.
회사의 비즈니스 이메일은 회사나 조직의 이미지를 구축하고, 고객과의 관계를 원활하게 관리하며 신뢰감을 주지요. 요즘 많은 중소기업이나 스타트업 등에서 '포털 이메일'(지메일, 네이버, 다음 등)을 명함에 그대로 명기하여 사용하지요.
회사 자체 도메인이 있다면 회사 명함에는 회사 비지니스 이메일을 넣는 것이 기본이고 예의이지요. 거래처를 처음 만났을 때의 첫인상이나 중요한 거래에서 회사 비즈니스 이메일은 단순한 의사소통 수단의 명기가 아니라 회사의 신뢰도를 반영하는 중요한 요소이기 때문이에요.
'회사 비즈니스 메일'을 사용하고 싶다면, 메일 기반 협업툴 무료 사용해 보세요[클릭]
직장인의 비즈니스 이메일을 작성할 때는 명확한 전달력과 정확한 정보가 필수이지요. 명료하고 간결한 비즈니스 이메일은 불필요한 오해를 방지하고, 거래처에게 긍정적인 인상을 남기며, 올바른 업무 파악과 판단으로 빠른 피드백을 이끌어 낼 수 있어요. 특히 비즈니스 이메일은 업무에 대한 기록을 남길 수 있어 협의나 계약 등의 중요한 근거자료로 활용되기도 하지요.
따라서 비즈니스 이메일을 작성할 때는 우선 기본적인 형식을 갖추는 것이 중요하지요.
1. 수신과 참조
기본적으로 받는 사람이 누구인지 잘 확인하세요. 그리고 '참조'란 메일을 대표로 받는 사람이 아니라 업무 진행 사항을 공유할 때 사용해요. 예를 들어 거래처 담당자에게 메일을 보낼 때 회사 상사나 동료를 '참조'할 수 있겠지요. '숨은 참조'는 수신인에게 보이진 않지만 메일을 전달받는 참조인을 의미하는데, 보통 회사 대표나 임원 등을 '숨은 참조'로 적용하지요.
2. 제목
명확하고 간결하지만 전달하고자 하는 목적을 완벽하게 전달하수 있도록 정하는 게 중요해요
3. 본문
간단한 인사와 보내는 이의 직급 이름을 명기하고 전달하고자 하는 내용을 명확하고 간결하게 작성하세요. 만약 본문 내용이 길어지면 번호나 구분선 등을 활용하여 정리하는 것도 좋아요. 끝인사와 함께 서명(발신자의 소속, 이름, 연락처, 이메일을 확인할 수 있는 내용)을 넣어 주세요.
4. 파일첨부
첨부하는 파일명은 가급적 해당 업무의 내용을 명확하게 보이도록 작성해 주세요 (예, 24년 4분기 마케팅 기획 최종안 V241025) 첨부 파일이 많을 경우 개별적으로 등록하는 것보다는 파일 압축을 통해 하나의 파일로 전달하는 것이 좋아요. 더불어 본문에 파일첨부를 했다는 것을 적어주는 것도 좋아요.
그렇다면 비즈니스 이메일을 작성할 때 어떤 점을 고려하면 좋을까요? 앞서 살펴본 기본적인 형식과 함께 세부적으로 살펴볼게요
1) 명확하고 간결한 표현 :
비즈니스 이메일울 보내는 목적을 명확히 하고, 불필요한 정보를 줄여 간결하게 작성하세요. 수신자가 내용을 읽으며 혼란스럽지 않게 본문 내용의 구조를 잡는 것이 중요해요.
2) 정중하고 예의 바른 표현 :
비즈니스 이메일은 항상 예의를 갖추어 작성하세요. 특히 거래처 등에 불만이나 요청을 전달할 때는 더욱 신중하게 표현하도록 해요.
3) 맞춤형 비즈니스 이메일 :
각 수신자의 상황에 맞게 비즈니스 이메일을 맞춤화하세요. 이는 상대방에게 신뢰감을 줄 수 있고, 관계를 강화할 수 있는 좋은 방법이에요.
4) 오타 및 문법 오류 확인 :
비즈니스 이메일을 보내기 전 반드시 오타나 문법 오류가 없는지 반드시 검토하세요. 작은 실수로 인해 전문성을 떨어뜨릴 수 있어요.
5) 적절한 제목 사용 :
비즈니스 이메일 제목은 내용을 잘 요약해야 하며, 너무 길지 않게 간결하게 작성하는 것이 좋아요. 제목만으로도 상대방이 내용을 쉽게 파악할 수 있거든요.
6) 명확한 요청 및 행동 사항 :
비즈니스 이메일에서 무엇을 요청하고 있는지, 어떤 행동이 필요한지를 명확히 전달하세요. 수신자가 혼란 없이 다음 단계를 알 수 있도록 구체적인 지시 사항을 포함하는 것이 좋아요.
7) 적절한 파일 첨부 : 첨부 파일이 있다면 파일명을 명확히 하고, 이메일 본문에 첨부 파일을 언급하는 것이 좋아요. 필요시 보안상 비밀번호 보호 기능을 사용하는 것도 방법이지요.
인터넷 초기 이메일을 매우 중요한 소통수단으로 그 활용법이나 작성법에 대한 회사 내에서의 관심과 교육이 많았지요. 하지만 요즘은 회사 내·외 메신저 기반의 다양한 소통 수단과 소셜미디어(SNS) 등의 영향에 따른 표현 방식의 변화 등으로 장문의 비즈니스 이메일을 선호하지 않는 경향이 있지요.
회사 내의 올바른 소통을 위해서는 꾸준히 누적되는 정보가 필요하며 그런 정보를 기반으로 빠른 판단과 의사 결정을 통해 업무 생산성을 높일 수 있지요. 그런 의미에서 비즈니스 이메일의 활용은 매우 중요한 소통 수단입니다.
특히 회사 자체 도메인을 활용한 비즈니스 이메일이 아닌 포털 이메일을 회사의 업무용으로 사용하는 것은 반드시 고쳐져야 할 것입니다. 전문적이고 신뢰성 있는 고객과 거래처와 소통하고 싶다면 도메인을 확보하고 바로 자체 도메인 메일 적요하세요() 2024-10-24 스티븐의 롱테일세상사, 위드아띠 하승범 대표이사
'회사 비즈니스 메일'을 사용하고 싶다면, 메일 기반 협업툴 무료 사용해 보세요[클릭]
써팀(SirTEAM) - 업무 효율 향상을 위한 협업툴
기업에 필요한 핵심 기능만 모아 내/외부 소통부터 프로젝트 관리까지! 업무 효율 향상을 위한 협업툴 써팀, 지금 시작해보세요.
www.sirteam.net
'스티븐 디지털伺' 카테고리의 다른 글
| 스타트업이라면 시간 절약 도구, 올인원 협업툴 써팀(SirTEAM) 무료 사용해 보세요 (0) | 2024.11.28 |
|---|---|
| Z세대의 트랜드를 아세요? (24) | 2024.11.05 |
| 한 손에 잡히는 사회적기업 그리고 그 유형과 소셜벤처를 알아본다! (2) | 2022.10.03 |
| 엠지텍 블루투스 이어폰 신모델 아이언 V65 Pro 커널형 노이즈캔슬링 구입記 (0) | 2021.06.17 |
| 청년 창업, 지방에서 시작해보세요. 소득세를 안 냅니다. (6) | 2020.11.24 |